Paru dans L'EXPRESS du 20 mars 2019 - Responsable d'édition : Karine NEBOUT.

L’environnement de travail tient une place de plus en plus prépondérante dans les politiques RH des entreprises. Il s’agit de favoriser la qualité de vie au bureau et d’adopter une approche plus inclusive de l’humain afin d’améliorer la productivité.

Les façons de travailler ont changé, les façons d’aménager l’espace aussi. Pensés comme des lieux de vie à part entière, les bureaux doivent parvenir à trouver l’équilibre entre la flexibilité des espaces, vecteur d’interaction et de collaboration, et l’appropriation, source de concentration et de personnalisation. La conception d’un environnement professionnel agréable et la question du bien-être sont aujourd’hui des enjeux essentiels de la qualité de vie dans les entreprises. Or, il n’y a pas de recette unique, mais une réponse propre à chaque entreprise, selon les usages et les besoins de ses salariés. Pour satisfaire àÌ ces nouvelles exigences et aÌ cet enjeu sociétal, les professionnels du mobilier et de l’aménagement des espaces de travail rivalisent de créativité et d’ingéniosité. Innovations et solutions pour concilier productivité et bien-être, gain de temps et confort, permettent de penser ou de faire évoluer les espaces de travail en tenant compte des nouvelles mutations et de celles à venir.

L’aménagement des espaces au cœur des préoccupations des entreprises
Depuis deux ans Workspace Expo, le Salon du Design, du mobilier et de l’aménagement des espaces de travail, connaît une croissance élevée. Preuve du dynamisme du secteur et confirmation que l’espace de travail dans sa définition la plus large est au cœur des préoccupations des entreprises. En quelques éditions, le salon a doublé sa taille. En 2018, près de 16 000 visiteurs (+20 % de progression par rapport à l’édition précédente) se sont pressés pour découvrir les nouveautés, innovations et concepts de plus de 200 marques présentes. Le salon, dont la 7ème édition se déroulera les 16, 17 et 18 avril, est ainsi devenu l’un des principaux rendez-vous du secteur en Europe. Plus que jamais Workspace Expo est une vitrine du marché français, où il faut être pour construire, développer et pérenniser son business.

Flex office et usages hybrides
Les façons de travailler se sont transformées, l’aménagement de travail suit. C’est ce qu’on observe notamment avec le Flex office, un type d’aménagement en fonction des tâches fixées : s’isoler dans un cube insonorisé pour écrire à tête reposée, s’installer sur des sofas colorés autour d’un écran pour brainstormer en équipe ou encore dans le fond d’un fauteuil acoustique semblable à un cocon doté d’enceintes pour passer un appel en toute tranquillité. Les options retenues doivent évidemment prendre en compte les différents types de population au travail. Un cabinet d’avocat requiert davantage de confidentialité et les bureaux y sont attribués. En revanche, une société de consulting voyant ses salariés le plus souvent en rendez-vous extérieurs pourra moduler son espace de travail de façon moins traditionnelle.

La clef est de s’adapter aux différents secteurs d’activité et d’offrir des systèmes hybrides où l’on puisse naviguer d’espace en espace en fonction des besoins, des projets.

Une problématique de management
Si le concept du Flex office est intégré par les entreprises, on se rend compte aujourd’hui que ce modèle n’est pas adapté àÌ tout le monde. Quand les populations nomades, telles que les commerciaux et les consultants, n’ont pas besoin de bureau attitreì, les populations sédentaires aspirent à plus de repères et aÌ plus de confidentialité. Il faut moduler. Comme lorsqu’on est passeì du tout bureau individuel au tout open space, jugeì compliqueì au quotidien. Il s’agit davantage d’une problématique de management. Car l’open space, s’il est facteur de “ déconcentration ”, a aussi la vertu d’être générateur de communication non verbale, élément majeur pour faire avancer un projet. Il faut donc pouvoir définir, en fonction des scénarios et des besoins, des ambiances de travail “ aÌ la carte ”. C’est une évolution importante avec, à la clé, une meilleure collaboration entre les équipes et un mieux-être individuel, surtout si la réorganisation est expliquée et accompagnée en amont.

Nomadisme et ambiance de travail "à la carte"
L’émergence de nouveaux enjeux pour les entreprises découle de la priorité croissante qu’elles accordent à la qualité de l’expérience utilisateur : le déploiement des technologies, le développement de l’espace flexible ainsi qu’une meilleure prise en compte des problématiques de bien-être. Pour concevoir un environnement de travail approprieì, il faut réfléchir en amont aux personnes qui vont l’utiliser, avec une vision globale des activités nomades et sédentaires, et en tenant compte de l’évolution des usages au fil du temps. Avec, au cœur des préoccupations, le confort des collaborateurs. Fluidité, liberté, autonomie, les travailleurs nomades aspirent à des aménagements et aÌ des meubles pratiques et mobiles, pour un univers toujours en mouvement. En deux temps trois mouvements, les sièges s’empilent, les cloisons se font légères, les canapés roulent afin de faciliter les échanges, doper la créativité, bousculer les rythmes, casser la routine et élargir les horizons. Ces installations favorisent les changements de posture, bénéfiques pour la santeì.

Confort et déco sur-mesure
Si les aménagements ouverts facilitent la communication, ils offrent souvent un fort potentiel de nuisances, gênant la concentration et la communication des personnes qui y travaillent. Ils augmentent en particulier le bruit ambiant, générateur de stress, de fatigue et d’irritabilité, ainsi que l’absence d’intimité. Pour y remédier, l’acoustique connaît des avancées technologiques et il existe des solutions : des revêtements qui étouffent les bruits, des cabines qui permettent de s’isoler temporairement et des équipements (ordinateur, souris, claviers) qui jouent la discrétion. Indispensable pour atténuer le niveau sonore, une bonne conception acoustique permet d’assurer le confort du personnel et des clients. La qualité et la quantité de lumière influent également sur le bien-être des collaborateurs. Il faut donc prendre en compte les besoins différenciés selon l’activité, le temps passeì devant un écran, le moment de la journée et le rythme biologique.

Alliant design et technologie innovante, les luminaires permettent aujourd’hui d’offrir un véritable confort visuel pour travailler dans les meilleures conditions (sans fatigue oculaire ni maux de tête) en s’ajustant aux caractéristiques de l’utilisateur. AÌ l’heure du Flex office, les bureaux s’approprient largement les codes de la maison, synonymes de confort, de chaleur et d’intimité.

Polyvalence et connectivité
Le mobilier multiplie également les usages. Pour mieux optimiser et dynamiser l’espace, les meubles savent conjuguer fonctionnalité et modularité. Aussi pratiques qu’inventifs, sans sacrifier aÌ l’esthétique, ils offrent de multiples configurations possibles pour se métamorphoser et changer de fonction aÌ l’envi. Ce n’est plus le salarieì qui s’adapte au mobilier et aÌ l’agencement, c’est l’espace qui se transforme au gré de ses activités et de ses moments ! Et, pour permettre aux collaborateurs nomades d’accéder en tout lieu aux informations et aux applications nécessaires pour remplir leur mission, la connectivité est primordiale. Le mobilier de l’environnement de travail, de la table de réunion au guéridon de la salle de repos, intègre prises et connectiques et fait la part belle aux accessoires intelligents, du casier avec chargeur USB aÌ la station d’accueil tout-en-un. Polyvalent et fonctionnel, le mobilier s’adapte en souplesse aux besoins, en optimisant les m2. Les entreprises accordent une priorité croissante à la qualité de l’expérience utilisateur : le déploiement des technologies, le développement de l’espace flexible ainsi qu’une meilleure prise en compte des problématiques de bien-être. Expérience utilisateur, digitalisation et personnalisation se dressent donc comme étant les grands enjeux dans les années à venir. Les locaux et bureaux du 21e siècle seront à la fois connectés, incarnés, durables et humanisés.

Quelques chiffres
• Flex office : 77% des entreprises ont déjà testé l’aménagement en bureaux flexibles (Etude Ipsos 2017)
• 59% des employeurs estiment que l’enjeu le plus important aujourd’hui est le bien-être au travail (enquête BVA, mars 2018)
• 67% des salariés et 87% des dirigeants pensent que l’amélioration des espaces et des conditions matérielles de travail (bruit, équipements, ...) est prioritaire pour assurer la santeì et le bien-être dans l’entreprise (Observatoire Entreprise et Santeì ViaVoice – Harmonie Mutuelle, octobre 2018)